헬로보드 사용자 가이드

헬로보드 운영 서비스를 사용하는 관리자, 담당자, 참여자를 위한 가이드입니다.

헬로보드는 입사, 복직, 재직, 퇴사 등 조직의 업무 프로세스를 단계별로 운영하는 도구입니다. 관리자는 프로세스를 설계하고, 참여자와 담당자는 배정된 태스크를 수행합니다.

서비스 접속

운영 서비스는 아래 주소에서 접속합니다.

https://app.helloboard.io/

이 가이드는 운영 서비스의 화면, 메뉴명, 버튼명을 기준으로 작성합니다. 문서와 운영 화면이 다르면 운영 화면을 기준으로 문서를 수정합니다.

처음 운영하는 순서

새 워크스페이스에서 온보딩을 운영한다면 아래 순서로 설정합니다.

1. 회원가입 및 워크스페이스 생성에서 워크스페이스를 만듭니다.

2. 조직 관리하기에서 멤버를 추가하고 조직을 정리합니다.

3. 역할/담당자 지정/1:N 매칭에서 HR, 멘토, IT 담당자처럼 반복해서 쓰는 담당자 구조를 만듭니다.

4. 멤버/게스트 프로세스에서 운영 대상에 맞는 프로세스 메뉴를 선택합니다.

5. 프로세스 설계에서 일정, 참여자 태스크, 담당자 태스크를 만듭니다.

6. 프로세스 설정에서 알림, 별칭, 웰컴 메시지를 확인합니다.

7. 프로세스 할당하기에서 참여자를 할당합니다.

8. 모니터링과 히스토리에서 진행 상황과 변경 이력을 확인합니다.

참여자와 담당자는 내 업무에서 배정된 프로세스를 열고 태스크를 수행합니다. 코멘트 담당자는 코멘트 작성에서 참조된 태스크에 의견을 남깁니다.

운영 전 체크리스트

프로세스를 배포하기 전에 아래 항목을 확인합니다.

확인 항목	확인 위치
참여자가 멤버인지 게스트인지 정했는가	멤버/게스트 프로세스
담당자 역할과 1:N 매칭이 정리됐는가	역할/담당자 지정/1:N 매칭
참여자 태스크와 담당자 태스크가 구분됐는가	프로세스 설계
코멘트 담당자가 필요한 태스크에 지정됐는가	코멘트 작성
프로세스를 게시했는가	프로세스 설계
참여자를 할당했는가	프로세스 할당하기

자주 막히는 상황

상황	확인할 곳
수정한 태스크가 참여자 화면에 보이지 않음	수정 후 프로세스 게시를 다시 했는지 확인합니다.
할당할 참여자가 보이지 않음	참여자 정보의 기준일이 프로세스 유형과 맞는지 확인합니다. 온보딩은 입사일을 사용합니다.
담당자 업무가 보이지 않음	담당자 태스크에 개별 담당자, 역할, 1:N 매칭 중 하나가 지정됐는지 확인합니다.
코멘트 업무가 보이지 않음	해당 태스크에 코멘트 담당자가 지정됐는지 확인합니다.
게스트가 프로세스를 열 수 없음	게스트 프로세스인지, 공유한 링크가 만료되지 않았는지 확인합니다.

문서 구성

문서 순서는 운영 서비스의 주요 메뉴 순서를 따릅니다.

• 시작하기: 회원가입, 워크스페이스 생성

• 사용자 관리: 멤버, 게스트, 조직 관리, 역할, 1:N 매칭

• 캘린더

• 저장소: 파일함, 드라이브

• 프로세스 관리: 멤버/게스트 프로세스, 설계, 설정, 할당, 템플릿, 모니터링

• 히스토리

• 내 업무: 코멘트, 참여자 태스크, 담당자 태스크

처음 설정하는 관리자는 위 운영 순서를 따라갑니다. 이미 운영 중인 워크스페이스라면 필요한 기능 문서로 바로 이동합니다.